Privacyverklaring

VZW GelijkSpel

De privacy van onze leden, sympathisanten, sollicitanten en bezoekers is erg belangrijk voor ons, en we hechten dan ook veel belang aan een correcte verwerking en gebruik daarvan. Wij willen dat je begrijpt op welke manier wij je gegevens verwerken en welke mogelijkheden je hebt om je eigen gegevens te beheren en te controleren. Lees deze privacyverklaring aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Deze privacyverklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking: VZW GelijkSpel vertegenwoordigd door, Leon Fischerlaan 5, 1860 Meise.

Heb je vragen over onze privacyverklaring? Twijfel dan niet en neem contact op via info@gelijkspel.be  

Artikel 1 – Algemeen

  • VZW GelijkSpel leeft de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 na, alsook de bepalingen omtrent het versturen van reclame, zoals bepaald in ePrivacyrichtlijn 2002/58/EGvan 12 juli 2002 en in artikel XII.12-14 Wetboek Economisch Recht.

 

  • De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is GelijkSpel.

 

  • GelijkSpel heeft een Privacy Coördinator aangesteld die al uw vragen en verzoeken kan beantwoorden: info@gelijkspel.be.

 

  • Gelijkspel heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Mocht u vragen hebben omtrent uw privacy en onze verwerking, kunt hier steeds contact mee opnemen op: dpo@cdenv.be.

Artikel 2.1 – Verwerkingsactiviteiten, Doeleinden, Rechtsgronden en Bewaartermijnen

Gegevens & verwerking: Wanneer u ons bezoekt, vragen wij u om uw naam, onderneming, contactpersoon (bij Gelijkspel) en tijdstip van aankomst en vertrek te registreren aan het onthaal.

Doeleinden: De doeleinden van verwerking zijn de toegangscontrole van bezoekers en het bijhouden van het register om onderzoek te kunnen voeren bij eventuele beveiligingsinbreuken of datalekken.

Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), namelijk de toegangscontrole van bezoekers bij het onthaal en afdoende werkingsmiddelen voor een eventueel onderzoek naar wie de kantoren betreden heeft in geval van diefstal, inbreuken of datalekken.

Bewaartermijn: Het is onmogelijk om exact te voorspellen hoe lang we deze gegevens moeten bijhouden. Wij bewaren uw gegevens gedurende zes maanden. Dit lijkt ons een redelijke termijn om desgevallend in de tijd terug te gaan.

Referentie

Dataregister: 1

Artikel 2.2 – Events

Gegevens & verwerking: Wanneer u zich als lid registreert voor één van onze events, vragen wij naar uw naam, emailadres, lidnummer, de aanwezigheden en gezinssamenstelling. Afhankelijk van het event kunnen ook andere gegevens worden opgevraagd zoals gebruikt vervoermiddel, dieetvoorkeuren, uren van aankomst en vertrek of andere tijdsschema’s, registraties voor workshops of activiteiten, lichaamsmaten voor kledij, en dergelijke meer.

Doeleinden: Wij verwerken deze gegevens voornamelijk om uw deelname aan het event en de reservaties te registreren, de administratie van jouw deelname en de vlotte organisatie van het event.

Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft de dienstverlening in het kader van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens tot zes maanden na het event.

Referentie Dataregister: 2

Artikel 2.3 – Nieuwsbrief

Gegevens & verwerking: Wanneer u hier zelf om verzocht heeft, sturen wij u onze nieuwsbrief op. Dit gebeurt eveneens automatisch, wanneer u lid bent bij ons. We bieden eveneens de mogelijkheid aan bezoekers van onze website om thematisch op de hoogte te blijven van ontwikkelingen rond dat specifieke thema.

Doeleinden: Wij verwerken enkel uw identiteits- en contactgegevens om u onze nieuwsbrief gepersonaliseerd te kunnen doorsturen.

Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft toestemming (art. 6.1.a AVG).

Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens zolang totdat u ons aangeeft de nieuwsbrief niet meer te ontvangen.

Referentie Dataregister: 3

Artikel 2.4 – Contactformulier

Gegevens & verwerking: Bij het gebruik van ons online contactformulier verwerken wij uw identiteits- en contactgegevens, uw vraag of opmerking en de categorie, en bij bepaalde formulieren of u al dan niet GelijkSpel-lid bent.

Doeleinden: De doeleinden van deze verwerking bestaan voornamelijk in het beantwoorden van uw vragen en opmerkingen en eventuele nazorg nadien.

Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit de dienstverlening in het kader van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens en de gevoerde correspondentie zolang de door u gestelde vragen of opmerkingen nog niet helemaal beantwoord zijn. Na antwoord op uw vragen of opmerkingen, worden deze gegevens volledig verwijderd.

Referentie Dataregister: 4

Artikel 2.5 – Cookies

Onze Website maakt gebruik van cookies. Voor de voorwaarden omtrent cookies verwijzen we naar de <Cookie Policy>.

Referentie Dataregister: 5

Artikel 2.6 – Enquêtes

Gegevens & verwerking: Wij voeren geregeld enquêtes, onder meer ook via ons communityplatform “Zuurstof”, zowel om te peilen naar de meningen van burgers of leden, maar ook specifiek bij beëindiging van het lidmaatschap voor zelfevaluatie van GelijkSpel, haar werking en haar visie. Enquêtes worden anoniem afgenomen en vallen buiten de werking van de AVG.

Doeleinden: Kennis vergaren over de mening van de leden, ex-leden en/of burgers met oog op verbetering van de eigen werking en visie.

Rechtsgrond: Deze verwerking wordt uitgevoerd op basis van de voorafgaande toestemming (art. 6.1.a AVG), namelijk zelfevaluatie van de organisatie en het verbeteren van eigen werking en visie.

Bewaartermijn: Gegevens worden bewaard zolang de enquête open staat voor deelname. Na afloop van de enquête worden alle gegevens geanonimiseerd en/of geaggregeerd – voor zover dat al niet van bij het begin zo was.

Referentie Dataregister: 6

Artikel 2.6 –Verzoeken Rechten Betrokkene

Gegevens & verwerking: Indien u betrokkene bent van persoonsgegevens binnen één van de voorgaande verwerkingsactiviteiten en u wenst uw wettelijk toegekende rechten (zoals omschreven in artikel 4 van deze Privacy Policy) uit te oefenen, vragen wij een kopij van uw identiteitskaart op. Daarnaast verwerken wij uw verzoek zelf, met uw identiteit, timing en inhoud van verzoek en afhandeling ervan.

Doeleinden: Het doeleinde van deze verwerking is ons in staat te stellen te verifiëren dat een aanvrager ook effectief betrokkene is van de persoonsgegevens die het voorwerp uitmaken van de uitoefening van zijn rechten. Deze verificatie kadert in het nemen van passende organisatorische maatregelen tot beveiliging van uw gegevens. De overige gegevens worden verwerkt voor de goed afhandeling van het verzoek en een bewijs hiervan nadien, in geval van betwistingen.

Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft onze gerechtvaardigde belangen (art. 6.1.f AVG), meer bepaald onze plicht tot het nemen van passende organisatorische maatregelen ter beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij zijn hier wettelijk toe verplicht en menen dat deze maatregel een afdoende invulling zou moeten uitmaken. De bewaring van de informatie omtrent afhandeling van uw verzoek wordt eveneens verantwoord op basis van het gerechtvaardigd belang van Gelijkspel om zich bij betwistingen of controle van de toezichthouder te kunnen verantwoorden voor de genomen acties.

Bewaartermijn: Wij bewaren de scan of kopij van uw identiteitskaart enkel voor identiteitscontrole. Van zodra de verificatie is gebeurd, wordt het document onmiddellijk verwijderd. De bewaring van de overige gegevens vindt plaats in een daartoe bestemd register gedurende één jaar na ontvangst van het betrokken verzoek.

Referentie Dataregister: 7

Artikel 2.7 –Action Buttons

Op onze website worden geregeld stellingen of standpunten geplaatst waar u als bezoeker op kan reageren. Daarbij worden geen namen, cookies, IP-adressen of andere persoonsgegevens verwerkt. Deze reacties verlopen volstrekt anoniem.

Artikel 3 – Doorgifte

Artikel 3.1 – Doorgifte aan derde

Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van activiteiten van Gelijkspel, waarbij zij haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert, overdraagt, staakt of indien Gelijkspel failliet gaat, kan zulks betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van Gelijkspel geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, worden overgedragen.

Gelijkspel zal in redelijkheid pogen u van tevoren op de hoogte te stellen van het feit dat Gelijkspel uw gegevens aan genoemde derde bekendmaakt, maar u erkent tevens dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.

Gelijkspel zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

Voor bepaalde verwerkingsactiviteiten wordt een beroep gedaan op de beheersplatformen van externe dienstverleners. Deze hebben in principe geen toegang tot de data en bevinden zich allemaal binnen de EU/EER of een land met passend beschermingsniveau. Voor het webbeheer, ledenbeheer, ledencommunicatie en bepaalde interacties met bezoekers wordt een beroep gedaan op “NationBuilder”, 3DNA Corp., 750 W. 7th Street, Suite 201, Los Angeles, California 90017-9997, USA.

Artikel 3.1 – Wettelijke vereisten

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat Gelijkspel uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Gelijkspel zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Artikel 3.2 – Contact met mandaathouders

Leden geven ook uitdrukkelijk toestemming voor de doorgifte van hun contactgegevens aan andere mandatarissen van Gelijkspel om gecontacteerd te worden voor informatieverstrekking en deelname aan vergaderingen en evenementen, van zodra deze leden een mandaat krijgen (bezoldigd of onbezoldigd) om Gelijkspel te vertegenwoordigen in een bepaald orgaan, en voor zover de toegestuurde informatie of de uitnodigingen betrekking hebben op hun mandaat, hetzij inhoudelijk, hetzij persoonlijk, hetzij territoriaal.

Artikel 4 – Uw rechten

Artikel 4.1 – Recht van toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat Wij van uw persoonsgegevens maken.

Artikel 4.2– Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan Gelijkspel. Daarnaast heeft U steeds het recht om Ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken.

Artikel 4.3– Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.  Aangezien de huidige verwerking gericht is op direct marketing, kunt u uw recht op verzet tegen het verder gebruik van persoonsgegevens inroepen zonder enige opgave van reden of motief.

Artikel 4.4– Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

Artikel 4.5– Recht van intrekking van de toestemming

Aangezien de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt U over het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken.

Artikel 4.6– Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren en zich daartoe te richten naar onze Privacy Coördinator per email naar: info@gelijkspel.be, per post naar Gelijkspel, D Leon Fischerlaan 5, 1860 Meise.

Heeft specifieke vragen omtrent ons verwerkingsbeleid of u heeft een klacht, kunt u zich eveneens wenden tot onze Functionaris (DPO), info@gelijkspel.be

Indien u met ons contact opneemt voor de uitoefening van uw rechten, zonder rechtstreeks fysiek contact, dienen wij uw identiteit na te gaan om de vertrouwelijkheid van uw gegevens veilig te stellen. Om die reden vragen wij u om bij iedere aanvraag tot uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens een kopie van Uw identiteitskaart bij te voegen.

Artikel 4.7 – Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw Persoonsgegevens omvat geen profiling en U zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

.

Artikel 4.8 – Recht om klacht in te dienen:

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

.

GBA

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

 

Tel +32 (0)2 274 48 00

Fax +32 (0)2 274 48 35

e-mail: contact@apd-gba.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien U schade zou lijden als gevolg van de verwerking van Uw persoonsgegevens, kunt U een vordering tot schadevergoeding instellen. Zulks verloopt door een vordering voor de betrokken rechtbank.

Artikel 5 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

5.1.        Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

5.2.        In geen geval kan Gelijkspel aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

5.3.        U dient te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot Uw login en code te voorkomen. U bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de Website van Uw computer, IP-adres en van Uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

.

Artikel 6 – Toegang door derden

6.1.        Teneinde Uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen Wij toegang tot Uw persoonsgegevens aan onze werknemers.

6.2.        Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring.